XRechnung - der Standard für elektronische Rechnungen an den Bund

XRechnung: Keiner kann, alle müssen?

Warum sich die XRechnung lohnt, auch wenn Sie nicht umstellen „müssen“

„Wer jetzt nicht auf den neuen eRechnungsstandard XRechnung umsteigt, verliert über kurz oder lang den Anschluss in Sachen Digitalisierung. Unternehmen, die geschäftliche Beziehungen zu Kunden aus dem öffentlichen Sektor unterhalten, stehen sogar noch deutlich stärker unter Zugzwang. Denn spätestens 2020 folgt die vielgefürchtete eRechnungspflicht für alle Lieferanten des Bundes…!“

So – oder so ähnlich – schallt es seit Monaten von den einschlägigen Titelseiten der Fach- und Wirtschaftspresse. Und tatsächlich: Die von der EU mit der Richtlinie 2014/55/EU initiierte Digitalisierungsinitiative zur Umstellung auf den elektronischen Rechnungsaustausch (eInvoicing) im öffentlichen Auftragswesen hat das Potenzial, so einiges zu verändern – nicht nur im B2G-Bereich.

Kein Wunder also, dass das Thema eRechnung auch hierzulande immer mehr an Fahrt in der öffentlichen Diskussion gewinnt.

Überblick im eRechnungs-Dschungel behalten? Gar nicht so einfach!

Grund dafür sind neben der vielbeachteten Verabschiedung des sogenannten E-Rechnungs-Gesetzes (E-Rech-G) 2017 und der deutlich konkreteren E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO) die zahlreichen, individuellen Regelungen auf Landesebene, die nun sukzessive bis 2020 folgen. Schließlich gelten die Regeln der E-Rech-VO lediglich für Rechnungsempfänger des Bundes.

Die Länder erlassen im Sinne des Föderalismus wie üblich ihre eigenen Vorschriften. Eine nationale Besonderheit der Bundesrepublik, die leider auch große Unsicherheiten bei den betroffenen Wirtschaftsteilnehmern schürt. Denn noch ist alles andere als klar, wie und in welchem Umfang die zahlreichen Länderregelungen mit den bundesdeutschen Vorgaben übereinstimmen werden.

Möglich – und gar nicht mal so unwahrscheinlich – wäre zum Beispiel eine uneinheitliche Ausgestaltung des sogenannten „eRechnungszwangs“:

Während einige Bundesländer bereits betont haben, dem Vorbild des Bundes in Form eines verbindlichen eRechnungsgebotes für alle Rechnungssteller folgen zu wollen, präferieren andere eine weitaus „laschere“ Handhabung. Dort könnte es den Rechnungsstellern (bestenfalls) freigestellt sein, wie und in welchem Format sie ihre Rechnungen zukünftig an die öffentliche Verwaltung übermitteln.

Denkbar wäre allerdings auch ein Szenario, bei dem einfache PDF-Rechnungen per E-Mail von vielen öffentlichen Auftraggebern schon in naher Zukunft nicht mehr akzeptiert werden. Denn nach Maßgabe der EU-Richtlinie handelt es sich hierbei nicht um „echte“ elektronische Rechnungen, die störungsfrei automatisiert weiterverarbeitet werden können. Eine Beschränkung auf entweder vorschriftsmäßig aufbereitete und übermittelte E-Rechnungen (etwa im Format XRechnung) oder klassische Papierrechnungen per Post wäre dann eine mögliche Folge.

Zudem haben bereits einige Bundesländer angekündigt, auch bei der technischen Umsetzung eigene Wege gehen zu wollen. Andere wiederum setzen auf die kürzlich vorgestellte, zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes, die sogenannte ZRE.

XRechnung & Co. – eine EU-Norm, (wieder) mehrere Standards

Um die allgemeine Verwirrung komplettzumachen haben Rechnungssteller, die zukünftig den elektronischen Rechnungsaustausch zur Übermittlung ihrer Ausgangsrechnungen an staatliche (und nicht-staatliche) Stellen nutzen wollen, auch in Formatfragen die Qual der Wahl:

  • Die XRechnung ist das präferierte E-Rechnungsformat des Bundes. Es stellt eine deutsche Spezifikation der verbindlichen EU-Norm EN 16931 für die elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung dar – und besteht lediglich aus einem strukturierten Datensatz.
  • Auch ZUGFeRD 2.0 ist ein speziell deutscher eRechnungsstandard. Die erst am 13. März 2019 vorgestellte Weiterentwicklung des beliebten Hybridformats ist ebenfalls kompatibel mit den EU-Vorgaben. Es besteht aber neben dem strukturierten XML-Datensatz auch aus einer „sichtbaren“ Komponente in Form eines PDF-Dokuments.

Auf welches der verfügbaren eRechnungsformate Unternehmen mit und ohne öffentliche Auftraggeber zukünftig setzen sollten, lässt sich zum jetzigen Zeitpunkt nicht pauschal beantworten.

Trotzdem: Jetzt auf eInvoicing mit XRechnung umstellen lohnt sich!

Stattdessen kann es viel mehr Sinn machen, sich einfach bewusst nicht festzulegen. Denn wie die aktuellen Entwicklungen zeigen, wird es aller Voraussicht nach auch zukünftig nicht den EINEN verbindlichen eRechnungsstandard geben. Ein länderübergreifender, allgemeiner Zwang zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen, womöglich sogar im XRechnungsformat, ist ebenfalls eher unwahrscheinlich.

Dennoch lohnt sich die Umstellung auf digitale Rechnungsprozesse für viele Unternehmen schon aus rein wirtschaftlichen Überlegungen heraus. Schließlich sind elektronische Rechnungen nicht nur sicher, schnell und modern, sondern auch deutlich kostengünstiger als klassische Papierrechnungen.

Die Lösung: Mit einem erfahrenen E-Rechnungsdienstleister wie XimantiX gelingt die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand, den elektronischen Rechnungsempfang (oder beides) im Handumdrehen. Und das völlig format- und standardunabhängig.