Sicherer Versand von Gehaltsabrechnungen

EINFACH. SICHER. DIGITAL.

Gehaltsabrechnungen inkl. Anhänge wie Sozialversicherungsmeldung, Zeitnachweise u.ä. digital verarbeiten & elektronisch oder gedruckt per Post zustellen

Im Bereich der Personalbuchhaltung werden monatlich eine Reihe von Belegen verarbeitet. Bei Druck, Kuvertierung, Frankierung und Versand entstehen aufgrund der Sensibilität der Daten zusätzliche Aufwände für die Einhaltung des oftmals geforderten Vieraugen-Prinzips.

Unabhängig davon ob alle Abrechnungen gedruckt per Post zugestellt werden oder ob ein Teil der Mitarbeiter die elektronische Zustellung der Gehaltsabrechnungsdokumente als verschlüsselte Nachricht per IncaMail wählen, mit dem eBeleg Service – HR sparen Sie Zeit und Geld.

Cloud - Sicherer Versand von Gehaltsabrechnungen - XimantiX

Multi-channel Versand direkt aus dem HR-System

Durch die direkte Verarbeitung und Überwachung im HR-System und die Auslagerung der Zustellung auf unseren Service optimieren Sie die Prozesse der Personalbuchhaltung. Der gewünschte Zustellweg wird in den Stammdaten des Mitarbeiters im HR-System hinterlegt. Zu den HR-Systemen SAP HCM und MS Dynamics NAV Human Ressource Management (Navision) bieten wir Standardschnittstellen.

Einfach, komfortabel und sicher!

Kosten und Zeit beim Versand von Gehaltsabrechnungsdokumenten sparen!

  • Gehaltsabrechnungen auf Knopfdruck versenden
  • Direkte HR-System Anbindung
  • kurze Projektlaufzeit durch Standardschnittstellen für SAP HCM und NAVISION
  • Wegfall von Hardware und Wartungsaufwänden
  • Multi-Channel Versand – elektronisch oder gedruckt per Post
  • Optimierter Service inkl. Druck, Kuvertierung, Frankierung und Versand
  • Versandoption: Werksdruck für Versand per Paket an Ihre Standorte

Unsere Kunden optimieren die Verarbeitung papierbasierter Belege oder stellen sukzessive auf den elektronischen Versand von Gehaltsabrechnungsdokumenten über IncaMail um. Der eBeleg Service – HR ist die perfekte Basis, um den Mitarbeitern parallel beide Zustellvarianten anbieten zu können. Auch der Wechsel zwischen dem Empfang der Belege gedruckt per Post und elektronisch vertraulich verschlüsselt als IncaMail ist sehr einfach. Dazu muss lediglich im HR-System eine Aktualisierung der Stammdaten des Mitarbeiters erfolgen.

Danach erstellen Sie die monatliche Abrechnung wie gewohnt. Statt auf Ihrem Drucker ausgedruckt zu werden, wird die Gehaltsabrechnung über den XimantiX eBeleg Service an unseren Druckdienstleister Swiss Post Solutions in Dettingen bei Stuttgart übertragen. Hier wird Ihr Dokument ausgedruckt, kuvertiert, frankiert und für den Versand an die Deutsche Post übergeben. Mit der Option ‚Werksdruck‘ kann der Versand alternativ nach Abteilung sortiert per Paket an Ihre Standorte zur internen Verteilung erfolgen. Sie erhalten eine elektronische Kopie mit allen Informationen zum Versand. Im HR-System ist der Status der Sendung jederzeit einsehbar.

Zusätzliche Vorteile des Belegdrucks in der Personalbuchhaltung

  • Anlagen, wie Jahressteuerbescheinigung, Sozialversicherungsnachweis, Stundenzettel, Flyer etc. mitsenden
  • Unterschiedliche Anpassung an Größenformate zu DIN A4
  • Attraktive Preismodelle bei Versand und Verarbeitung
  • Konsolidierung mehrerer Belege an eine Empfängeradresse
  • Belegdruck durch Swiss Post Solutions

Swiss Post Solutions (SPS) – Unser Partner für Belegdruck und verschlüsselten E-Mailversand

Swiss Post Solutions (SPS) Deutschland ist einer der größten Document-Output-Dienstleister Europas. Der Betrieb des hochmodernen Druckzentrums mit „Closed-Loop“ -Druckverfahren erfolgt in Dettingen bei Stuttgart. Höchste Zertifizierungsstandards (lnformationssicherheit nach ISO 27001, PCI OSS) schützen Ihre sensiblen Dokumenteninhalte während der Produktion. Durch umfassenden Datenschutz sind ihre Kundendaten gesichert.

Ihre Vision: Entgeltabrechnungen direkt aus dem HR-System – sicher und effizient – versenden?

Wie versenden Sie heute Entgeltabrechnungen an Ihre Mitarbeiter? Sind bei Ihnen noch manuelle Schritte erforderlich, die sowohl Zeit als auch ein Vieraugen-Prinzip zur Einhaltung der Sicherheitsvorschriften erfordern?

Suchen Sie eine Lösung, bei der unabhängig von dem Wunsch des Empfängers, der Versand der Entgeltabrechnungen / Lohnabrechnungen / Gehaltsabrechnungen und ihrer Anhänge effizient und sicher direkt aus dem HR-System immer digital erfolgt? Mit dem eBeleg Service – HR steht Ihnen die perfekte Lösung zur Verfügung, die auch parallel den Versand gedruckt per Post berücksichtigt.

Jetzt Flyer anfragen:

Bitte senden Sie mir folgenden Flyer zu:

"Gehaltsabrechnungsdokumente sicher versenden - DIE DIREKTE BRÜCKE ZU IHREN MITARBEITERN - mit HR-System Integration"

Um sicherzugehen, dass Sie kein Computer sind, benötigen wir von Ihnen folgende Eingabe!


Ihre Daten werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage in unserem CRM System (Sales Force) gespeichert. Sollte innerhalb von 3 Monaten kein weiterer Kontakt erfolgen, werden Ihre Daten aus unserem CRM System gelöscht. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte unseren Datenschutzhinweisen. Wir behandeln Ihre Daten vertraulich.


Das sagen unsere Kunden

über XimantiX und den „eBeleg Service – HR“

„Mit dem Einsatz des eBeleg Service – HR für den Versand der Entgeltabrechnungen sparen wir in erster Linie Zeit. Neben dem Wegfall der manuellen Aufwände für Druck und Kuvertierung sind heute die Prozesse erheblich schneller.“

Herr Wehberg – Gruppenleiter Personalabrechnung bei OTTO FUCHS … Referenzbericht lesen

„Der Umstieg auf den eBeleg Service führte bei uns zu einer Kostenreduzierung im operativen Bereich verbunden mit einer nachhaltigen Reduzierung der Stückkosten pro Versand und ohne zusätzliche Fixkosten. Vorteilhaft ist für uns auch die flexible Steuerung des Versandwegs Brief versus Mail, die in unserer Hand liegt. Sie kann jederzeit geändert werden, ohne dass hierbei Nacharbeiten oder Zusatzkosten anfallen.“

Michael Lörzer, IT-Projektleiter von Avaya … Referenzbericht lesen

„Dank flexibler Lösung eBeleg Service – HR und top Projektbetreuung durch XimantiX und VISICON versenden wir heute alle Entgeltabrechnungen effizient aus SAP an die Mitarbeiter bzw. per Werksdruck zur Verteilung an unsere 47 Standorte.“

Herr Heckenberger – Stv. Abteilungsleitung Personalabrechnung – Stiftung Liebenau … Referenzbericht lesen

„IncaMail hat sich bewährt. Wir sind dabei, den Anteil der Mitarbeiter, die ihre Lohndokumente per E-Mail erhalten, sukzessive zu erhöhen, weil es sich auch finanziell rechnet. Mit IncaMail werden wir auf jeden Fall kostengünstiger sein als früher.“ 

Michael Thomas – Personalleiter – Meiller … Referenzbericht lesen

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089-4523083-0