Rechnungseingangsprüfung als integrierten Workflow

Was steckt hinter einem „Automatisierten Rechnungseingang“ inkl. Workflow?

Bei der Automatisierung des Rechnungseingangs geht es darum am Ende digitalisierte Belege und inhaltsgleiche Daten an das ERP-System übergeben zu können.

Oft wird ein von Systemseite unterstützter Geschäftsprozess oder Workflow für die inhaltliche Prüfung der Eingangsrechnungen gefordert. So kann nach der Rechnungseingangsprüfung eine Übergabe der Daten an das Rechnungseingangsbuch des ERP-Systems erfolgen. Der Workflow kann auch die Endprüfung durch die Finanzbuchhaltung umfassen, so dass eine Automatisierung bis zur Freigabe für die Bezahlung denkbar ist.

Die Prüfung der Anforderungen an die Rechnungen für den Vorsteuerabzug (sachliche Prüfung) und die rechnerische Prüfung erfolgt bereits vorher auf Basis der smart INVOICE Komponente unseres Partners Insiders Technologies. Nach der systemseitigen Prüfung werden Felder, die bei der Datenextraktion nicht eindeutig zugeordnet und als korrekt gewertet werden können, mit Hilfe des Verifiers geprüft und ggf. korrigiert. Der Verifier ist eine Client Anwendung, die es auch als Webvariante gibt. Sie dient als Unterstützung für eine effiziente manuelle Prüfung zwischen Bild und extrahierten Daten der jeweiligen Rechnung.

Liegen Bild und extrahierte Daten der Rechnung vor, so kann der für das jeweilige Unternehmen spezifische Geschäftsprozess für die inhaltliche Prüfung, i.d.R. durch die bestellende Fachabteilung, folgen. Für die Prüfung eingehender Rechnungen stehen diese parallel als Bild bzw. PDF und im Formular mit den ausgelesenen Daten bereit. Die Freigabe kann auf Positionsebene erfolgen. Die Struktur des Formulars ist individuell definierbar.

Der Prozess wird auf Basis der Camunda Workflow Engine flexibel auf die Abläufe des jeweiligen Unternehmens angepasst. In dem Geschäftsprozess für die Rechnungseingangsprüfung können Genehmigungshierarchien, Gruppendefinitionen und ggf. Vertreterregelungen berücksichtigt werden.

Die Rechnungen werden nach Abschluss der Rechnungseingangsprüfung an das Rechnungseingangsbuch des ERP-Systems übergeben. Im Anschluss erfolgt wie gewohnt die Übergabe an die Finanzbuchhaltung für die Endprüfung und die Freigabe für den Bezahlvorgang.

Alternativ kann der Prozess inkl. Endprüfung durch die Finanzbuchhaltung integriert werden. In diesem Fall erfolgt bei der Übergabe an das ERP-System direkt die Freigabe für die Zahlung.

Der eBeleg Service – Eingang vereint unter einem Dach das Auslesen der Daten aus elektronischen bzw. digitalisierten Rechnungen durch smart INVOICE, den Workflow für die Rechnungseingangsprüfung auf Basis der Camunda Engine und die optimierte Handhabung hybrider Rechnungsformate mit unserer Expertise im Umfeld des Rechnungsaustausches.

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