E-Rechnung erfolgreich einführen

Was ist eine E-Rechnung?

Grundsätzlich gibt es drei Varianten einer E-Rechnung, auch elektronische Rechnung genannt.

  1. ein elektronisches Dokument als z.B. PDF / Word/ E-Mail Text
  2. strukturierte Daten z.B. EDI / XML / XRechnung
  3. hybride Formate, die Bild und Daten vereinen z.B. ZUGFeRD

Die früher erforderliche digitale Signatur ist seit 2011 nicht mehr verpflichtend. Dadurch ist der Versand elektronischer Rechnungen erheblich vereinfacht worden. Viele Firmen sind daher dazu übergegangen mehrheitlich einfach ein PDF Dokument als E-Mail Anhang zu versenden. Bei den hybriden Formaten wie z.B. ZUGFeRD wird ein PDF Dokument als PDF/A-3 mit eingebetteten XML Daten im gewünschten ZUGFeRD Format verwendet. Das bedeutet, dass hier die visuelle Darstellung und die Daten beim Rechnungsaustausch zur Verfügung stehen. Die öffentliche Hand führt nach und nach die XRechnung ein. Ein Format, das rein strukturierte Daten verwendet und ebenfalls wie das ZUGFeRD Format eine medienbruchfreie Verarbeitung unterstützt.

Grundsätzlich sind die inhaltlichen Anforderungen an die E-Rechnung deckungsgleich mit den steuerlichen Pflichtangaben bei Papierrechnungen.

Lösung für den Versand von E-Rechnungen / elektronischer Rechnungen und anderen Belegen

Mit dem eBeleg Service – Ausgang bieten wir eine Lösung für den optimierten Rechnungsversand. Dabei kann jeweils in den Stammdaten des Kunden im ERP-System hinterlegt werden welches Format beim Rechnungsversand verwendet werden soll.

Um auch auf Kundenseite eine fehlerfreie Übernahme der Daten zu unterstützen, empfehlen wir die Verwendung hybrider Formate oder strukturierter Daten. So können alle Vorteile der elektronischen Rechnung zum Tragen kommen:

  • optimierte Prozesse in der Buchhaltung für Kreditoren und Debitoren
  • schnellere Bezahlabwicklung durch eine geringere Fehlerquote
  • Wegfall von bzw. niedrigere Druck und Portokosten

Die Lösung unterstützt den Versand von Rechnungen, Mahnungen, Gutschriften, Angeboten und anderen Belegen.

Welche Anforderungen müssen bei der Einführung der E-Rechnung beachtet werden?

Entscheiden Sie sich für den Empfang oder Versand elektronischer Rechnungen und Belege, so sind diese auch elektronisch zu archivieren. Es kann z.B. nicht eine elektronisch empfangene Rechnung ausgedruckt und wie bisher im Ordner archiviert werden. Die Abläufe für die Handhabung und Bearbeitung der Belege müssen im Rahmen einer Verfahrensdokumentation festgehalten werden. Das gilt sowohl für die Rolle als Versender als auch als Empfänger.

Dabei müssen folgende Punkte berücksichtigt werden:

  • wie wird die Rechnung erstellen
  • wie erfolgt die Übermittlung der Rechnung
  • wie werden die GoBD Kriterien sichergestellt: Echtheit, Unveränderbarkeit, Lesbarkeit
  • wie werden Rechnungen verbucht
  • wie werden die Rechnungen archiviert

Für den Versand elektronischer Rechnungen bedarf es der Zustimmung des Empfängers. Diese kann explizit schriftlich oder stillschweigend eingeholt werden. Das bedeutet, dass im einfachsten Fall, Sie Ihrem Kunden eine Rechnung elektronisch zusenden. Wird diese beglichen, so können Sie davon ausgehen, dass Sie die Zustimmung des Kunden für die E-Rechnung vorliegen haben. Möchten Sie lieber Ihre Kunden vorab informieren und Ihre Zustimmung einholen, so unterstützen wir Sie gerne bei diesem Prozess.

Nutzen Sie für die GoBD-konforme Archivierung die direkte Anbindung aus dem eBeleg Service zum eBeleg Archiv unseres Kooperationspartners d.velop. Diese steht sowohl unseren Kunden als auch den Rechnungsempfängern inkl. der geforderten Funktionen zur revisionssicheren Archivierung zu einem attraktiven Preis zur Verfügung.

Zum Thema E-Rechnung finden Sie weitere Informationen auf der Webseite des VeR – Verband elektronische Rechnungen, unter anderem die 12 Regeln für den GoBD-konformen elektronischen Rechnungsaustausch.

Als Basis für Ihre Verfahrensdokumentation bietet der AWV eine Musterverfahrensdokumentation.