Meiller nutzt die Vorteile von IncaMail

Sicherer Versand vertraulicher Daten

Was tun, wenn der traditionelle Weg, Entgeltabrechnungen zu verteilen, an Grenzen stößt? Die F.X. Meiller Fahrzeug- und Maschinenfabrik GmbH & Co. KG definierte den Prozess neu und optimierte ihn mit IncaMail.

„IncaMail hat sich bewährt. Wir sind dabei, den Anteil der Mitarbeiter, die ihre Lohndokumente per E-Mail erhalten, sukzessive zu erhöhen, weil es sich auch finanziell rechnet. Mit IncaMail werden wir auf jeden Fall kostengünstiger sein als früher.“  

Michael Thomas, Personalleiter von Meiller

Pioniergeist verpflichtet

Innovationskraft, moderne Fertigungsverfahren und hohe Qualität kennzeichnen die Marke Meiller. Seit über 160 Jahren setzt der europäische Marktführer im Kipperbau deren Kernwerte konsequent um. Der Systemhersteller für die Bau- und Entsorgungsbranche beweist aber auch Innovationsfreude, wenn es darum geht, interne Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten – etwa im Personalwesen. Dort werden Entgeltabrechnungen sicher über IncaMail elektronisch versandt. Bisher war es ein Arbeitsablauf, der typisch ist für den Mittelstand: Lohn- und Gehaltsdaten aus dem SAP HCM-System wurden in der Münchner Firmenzentrale ausgedruckt. Im abgeschirmten Bereich überwachten bis zu zwei Personalsachbearbeiter den Druckvorgang, sorgten für ein reibungsloses Funktionieren der beiden Endlos-Drucker und schützten die sensiblen Informationen vor neugierigen Blicken. Danach wurden die Abrechnungen überprüft, kuvertiert, an drei deutsche Werke per Post versandt und dort – so wie im Münchner Headquarter – persönlich verteilt. Der personal- und zeitaufwändige Prozess ging lange gut – bis die Drucker streikten.

Leichte Entscheidung fürs Digitale

Druck-Kuvertier-Anlagen und On-Demand-Drucker boten sich als Ersatzinvestition an, doch waren sie aus Kosten- und Datenschutzgründen keine echte Alternative. Auch Mitarbeiterportale, Kiosk-Systeme oder Zugriffsterminals in geschützten Räumen lösten das Problem der Vertraulichkeit nicht. Verschlüsselte E-Mails passten besser zum Ziel des Personalleiters: „Mir war es wichtig, einen sauberen, modernen Prozess einzuziehen“, betont Michael Thomas. „Der Umstieg auf eine rein digitale Lösung, die auch Versand und Verteilung umfasst, war auch aus Effizienz- und Kostengründen unser Wunsch-Szenario.“

Eine Lösung, die Grenzen überschreitet

Zwei Produktvorteile überzeugten den Personalleiter sofort: Zum einen ist die einmalige Registrierung der Empfänger genauso schnell und einfach wie die Bedienung von IncaMail. Zum anderen ist die Swiss Post Lösung über die deutschen Landesgrenzen hinweg einsetzbar. Zudem erwies sich die Integration von IncaMail in den XimantiX eBeleg Service – HR, der den elektronischen Versand direkt aus dem ERP-System ermöglicht, als absolut problemlos.

Schnell, sicher, kostengünstig

Mit IncaMail lassen sich sensible Daten schnell und sicher, nachweisbar und kostengünstig versenden. Dank des patentierten Verschlüsselungsverfahrens werden sie auch nirgends gespeichert. Sie landen per Knopfdruck direkt aus SAP in den privaten E-Mail-Briefkästen von derzeit 800 Mitarbeitenden in den vier deutschen Werken. Dies entspricht einem Belegschaftsanteil von 30 Prozent, der nun sukzessive erhöht werden soll. Denn ein Roll-out in größere Standorte mit gutem Internet-Zugang ist mittelfristig angedacht.

Vielversprechender Geheimnisträger

  • Multitalent: Mit IncaMail lassen sich sämtliche Arten von vertraulichen Dokumenten schnell, einfach und kostengünstig versenden – an jede beliebige E-Mail-Adresse.
  • Gut geschützt: Private Daten werden nicht gespeichert – dafür sorgt die patentierte SAFE-Technologie.
  • Unverfälscht: Mit IncaMail versandte sensible Daten können nicht manipuliert werden.
  • Nachweisbar: Bei IncaMail lassen sich Versand und Empfang vertraulicher E-Mails jederzeit nachweisen.
  • Integrationsfähig: Je nach Bedarf lässt sich IncaMail einfach und sofort an bestehende IT- und Business-Lösungen anbinden.
  • Anerkannt: Das Eidgenössische Finanzdepartement anerkennt IncaMail als sichere Zustellplattform.

Vorteilhaft für Meiller

  • Temporeich: IncaMail optimiert den Workflow und die Kommunikationswege – und spart den Mitarbeitenden im Personalwesen damit enorm viel Zeit.
  • Effizient: Schon nach drei Abrechnungszyklen zeigte sich das Kostensenkungspotenzial, das IncaMail im Vergleich zum klassischen Brief er- öffnet.
  • Mitarbeiterfreundlich: IncaMail benötigt keinen Schulungsaufwand, da E-Mail-Empfänger es so wie immer nutzen – aus ihrem gewohnten EMail Client.
  • Akzeptiert: IncaMail entlastet nicht nur die HR-Mitarbeiter, es genießt auch hohe Akzeptanz bei der Belegschaft. Auf Anhieb entschied sich 30 Prozent der Mitarbeitenden für den sicheren Empfang von elektronischen Lohndokumenten.
  • Unkompliziert: Die XimantiX eBeleg Service – HR Lösung von Meiller ist direkt und ohne Medienbruch an die IncaMail-Plattform von Swiss Post angebunden.
  • Überzeugend: Laut Michael Thomas, Personalleiter von Meiller, war die Integration von IncaMail eines der IT-Projekte, das wirklich total unkompliziert vonstattenging.