Grafik E-Rechnungs-Verordnung - XimantiX

E-Rechnung an Behörden wird Pflicht

Die Bundesregierung verabschiedet die E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland

Mit Verabschiedung der E-Rechnungs-Verordnung wird die EU Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht umgesetzt. Die E-Rechnungs-Verordnung wird häufig auch als E-Rechnungsgesetz referenziert und wird zunächst für die Bundesbehörden und anschließend für die Behörden von Land und Kommunen in Kraft treten.

Erfahren Sie Aktuelles und bleiben Sie auf dem Laufenden zum Thema E-Rechnung an Behörden .

Was bedeutet das für Sie als Lieferant der öffentlichen Hand?

Liefern Sie Produkte bzw. Serviceleistungen an eine Behörde, so sollten Sie rechtzeitig den Versand elektronischer Rechnungen in dem Format XRechnung sicherstellen. Die Bundesbehörden sind verpflichtet spätestens ab dem 27.11.2018 die Annahme elektronischer Rechnungen im Sinne der E-Rechnungs-Verordnung anzubieten. Für Länder und Kommunen ist dies ab dem 27.11.2019 der Fall. Als Lieferant müssen Sie ab dem 27.11.2020 Ihre Rechnungen als eRechnung gemäß E-Rechnungs-Verordnung an den Auftraggeber und somit Rechnungsempfänger von Bund, Länder, Kommunen inkl. deren 100% Tochterunternehmen zustellen.

Ausgenommen von der Pflicht der E-Rechnung sind Rechnungen aus Direktaufträgen bis 1000€ und Rechnungen aus verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Aufträgen bzw. für Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland.

Wie sieht die elektronische Rechnung laut E-Rechnungs-Verordnung bzw. E-Rechnungsgesetz aus?

Je nach Behörde müssen Sie ab dem Datum an dem die Verordnung in Kraft tritt Rechnungen elektronisch einliefern. Dabei wird beispielsweise eine elektronisch übermittelte Rechnung als einfache pdf nicht akzeptiert. Unter einer elektronischen Rechnung wird ein Dokument verstanden, das in Form von strukturierten Daten in dem abgestimmten Format als XRechnung eingeht und der Formatprüfung des Empfängers standhält. Wie in der E-Rechnungs-Verordnung (inkl. Begründung des bmwi) ausgeführt, wird auch die Verwendung des etablierten ZUGFeRD Standards in der weiterentwickelten Version 2.0 befürwortet, die der EU-Norm entspricht.

Die XRechnung beinhaltet alle Information rein in strukturierter Form als XML-Datei. Alternativ sind auch andere Formate zugelassen, sofern diese die Anforderungen der europäischen Norm (EN 16931) für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.

Zusätzlich zu den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen werden folgende Angaben benötigt: Leitweg-Identifikationsnummer, Bankverbindungsdaten, Zahlungsbedingungen, E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers und sofern bei Beauftragung mitgeteilt Lieferantennummer und Bestellnummer.

Wie wird die Zustellung der E-Rechnungen an die Behörden voraussichtlich erfolgen?

Über ein Verwaltungsportal der Behörden werden die elektronischen Rechnungen eingeliefert.

Dazu wird es mehrere Wege geben:

  • manuelle Eingabe über ein Webformular
  • als E-Mail bzw. DE-Mail Anhang (wird voraussichtlich 2023 abgeschaltet)
  • per Web-Services / Datei upload

Für die Nutzung des Verwaltungsportals muss der Rechnungssteller bzw. Rechnungssender sich zuvor einmalig erfolgreich registriert haben.

Stellen Sie sich rechtzeitig auf die neuen Anforderungen durch das E-Rechnungsgesetz ein!

Als Lieferant der öffentlichen Hand müssen Sie sich rechtzeitig auf die neuen Anforderungen einstellen. Nutzen Sie die Vorteile für sich und Ihre Kunden und steigen Sie früh ein. Durch medienbruchfreie Prozesse vom Rechnungsversand bis zur Bezahlung profitieren Sie direkt mit. Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung hin zur elektronischen Rechnung gemäß E-Rechnungs-Verordnung.

Als Dienstleister im Umfeld der elektronischen Rechnung und Mitglied des Verband elektronische Rechnung (VeR) sind wir für Sie am Puls der Zeit und kümmern uns für Sie um die nötigen Voraussetzungen, damit Sie für Ihre Auftragsabrechnung mit Behörden rechtzeitig die Anforderungen der E-Rechnungs-Verordnung erfüllen.

Zusätzlich stehen Ihnen jederzeit die Informationen auf der Seite des VeR zum E-Rechnungs-Gesetz 2018 zur Verfügung.