Avaya implementiert erfolgreich Lösungen von XimantiX

Komplette Abwicklung des Belegversands erfolgt über XimantiX

Bisher erfolgte die Aussendung der Belege bei Avaya, dem weltweit operierenden Anbieter von Kommunikationsystemen, ausnahmslos postalisch. Das hatte eine Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Druck-Dienstleister zur Konsequenz. Als Wettbewerbsvorteil und getragen von den Wünschen der Kunden, erfolgte eine sukzessive Umstellung auf den elektronischen Belegversand.

Hauptziele von Avaya waren auch die parallele Berücksichtigung von unternehmerischen Zielen und gleichzeitiger Druck-Konsolidierung. Das heißt, verschiedene Drucksysteme mussten zusammen geführt werden, um die papierbasierten Prozesse zu optimieren.

Eine Lösung für alle Empfänger. XimantiX eBeleg Service – Ausgang übernimmt den kompletten Belegversand. Der Einsatz mehrerer heterogener Schnittstellen sollte durch die Einführung einer einheitlichen Lösung ersetzt werden. Avaya wünschte sich eine zeitgemäße Lösung zur Prozess-Optimierung und Druck-Konsolidierung. Einige Kunden von Avaya forderten nach wie vor klassische Papierbelege. Aus diesem Grund war es für Avaya wichtig, ein System für alle Empfänger einzuführen. Die Lösung für diese Anforderung ist XimantiX eBeleg Service – Ausgang. Das duale System ermöglicht wahlweise den elektronischen oder den postalischen Versand über eine Programmplattform. Zusätzlich verfügt XimantiX über eine standardisierte Schnittstelle zum bestehenden ERP-System von SAP. Für den vertraulichen Versand von Belegen bietet XimantiX – über die eBeleg Service – HR – eine Versandoption mit hohem Sicherheitsgrad an.

Ein Großteil des Belegvolumens von rund 400.000 Belegen mit einem Umfang von etwa 800.000 Seiten bilden Rechnungen, Mahnungen und Auftragsbestätigungen. Diese sollen in Zukunft per E-Mail verschickt und als strukturierte Daten direkt in das entsprechende Empfänger-ERP-System eingelesen werden. Alle weiteren, postalisch versendeten Belege, werden über den Belegdruck, eine Versandoption des eBeleg Service verarbeitet. Dabei besteht über die XimantiX Lösung die Möglichkeit der Konsolidierung mehrerer Belege zu einer Sendung. Zusätzlich erhält Avaya im ERP-System eine Rückmeldung über die erfolgreiche Belegverarbeitung. Für die Aufbereitung und den Versand der Belege wurde der XimantiX Partner SwissPost Deutschland ausgewählt.

Vertrauliche Belege werden über die IncaMail-Schnittstelle von eBeleg Service – HR zugestellt. Die sichere und verschlüsselte elektronische Zustellung von elektronischen Gehaltsmitteilungen per E-Mail erfolgt durch die Lösung IncaMail, einem Kooperationsprodukt der SwissPost und XimantiX. Die Mitarbeiter haben dabei die Möglichkeit zu entscheiden, ob sie ihre Gehaltsinformationen gedruckt per Post oder mit sicherer vertraulicher IncaMail der SwissPost, erhalten möchten. Es erfolgt eine einmalige Registrierung mit der jeweiligen persönlichen E-Mail-Adresse, um vertrauliche Dokumente passwortgeschützt und verschlüsselt direkt in das E-Mail-Postfach zu erhalten. Physische Gehaltsbelege werden über das ISO 27001 zertifizierte Druckzentrum der SwissPost Deutschland produziert und verschickt.

Die Schnittstelle Visipost zum ERP-System SAP R3 und SAP HCM hat der XimantiX Partner VISICON bereitgestellt. VISIPost für SAP wurde auf Basis etablierter Standards in die SAP Umgebung von Avaya integriert. Somit kann der prozessoptimierte elektronische Belegversand auf Basis einer standardisierten Schnittstelle sichergestellt werden. Durch die integrierte Belegdruck-Funktion können Empfänger, die weiterhin auf Papier bestehen, Rechnungen und andere Dokumente klassisch per Post erhalten.

„Der Umstieg auf den eBeleg Service führte bei uns zu einer Kostenreduzierung im operativen Bereich verbunden mit einer nachhaltigen Reduzierung der Stückkosten pro Versand und ohne zusätzliche Fixkosten. Vorteilhaft ist für uns auch die flexible Steuerung des Versandwegs Brief versus Mail, die in unserer Hand liegt. Sie kann jederzeit geändert werden, ohne dass hierbei Nacharbeiten oder Zusatzkosten anfallen.“

Michael Lörzer, IT-Projektleiter von Avaya

www.avaya.com/de/